Job Description
Job Number:
338711
Category:
Administrative
Details:
Job Title: Administrative Associate
Pay Rate: $19 / hr
Location: Vista, CA
Area Code: 760
ZIP Code: 92081
Start Date: Right Away
Shift: part time, M – F 8:00am until 12:00 pm
Keywords: #ResearchAssociate #ResearchAssociateJobs
Benefits:
• Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision / glasses / prescription contact lens and eye test options available.
• On the job training / cross training to develop and expand skills, creating opportunity for advancement and personal development. Tuition reimbursement available for relevant development opportunities.
• Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. Accident and critical illness insurance optional.
• Scheduled performance reviews create opportunities for advancement and pay increases.
• A Referral Program compensates active employees for referring friends and former colleagues when the referral results in hiring the person. Our team has grown with referrals and internal promotions.
Job description
Perform administrative duties of a complex and confidential nature in support of departmental or divisional activities to relieve supervisor of clerical and administrative responsibilities and to maintain efficiency of departmental or divisional office operations.
Responsibilities:
• Work on assignments that are moderately complex in nature and in which judgment is required in resolving problems and making routine recommendations.
• Considerable use of word processing, spreadsheet and presentation preparation applications is required.
• Normally receive no instruction on routine work, and general instruction on new assignments.
• Screen and route mail and documents
• Organize and maintain divisional or departmental files of records, reports and correspondence required for reference and efficient operation of division or department
• Maintain up-to-date management and procedural manuals, directives, and related records
• Compile and summarize data and assist in preparing regular and special reports requiring analysis and evaluation of data
• Review reports and compare with source documents
• Maintain, review and reconcile departmental or divisional budgetary records
• Prepare budgetary projections and recommendations based on instructions and established procedure.
• Process a considerable amount of confidential and sensitive information in support of administrative activities.
• Prepare letters and statements
• Prepare inter-departmental memoranda explaining new or revised policies and procedures as necessary.
• Arrange for and schedule appointments and meetings for supervisor; interview callers
• Answer questions concerning departmental or divisional activities
• Transmit instructions and/or information to and from staff members
• Serve as liaison with internal and external agencies
• Make proper referrals as necessary
• Prepare materials and make arrangements for conferences and travel
• Prepare necessary documents for supervisor’s use in meetings
• May attend meetings to take minutes or provide information as requested.
• Take on site /company events/projects as project lead and leads team to project completion. (i.e. company picnic, Angel Tree, Patient Day, Turkey Handout, etc.)
• Seek to know the business as to how department work affects the bottom line and interacts within other departments.
Education and experience
• Broad knowledge of clerical and accounting principles and practices
• 2 years of post secondary education in secretarial science or a related business field
• 2 years of related secretarial/clerical experience
Skills and Knowledge
• Office management skills
• Excellent customer service skills.
• Ability to build rapport with internal and external customers.
• Ability to prioritize workload.
• Sense of Urgency for time sensitive projects.
• Ability to seek guidance when answer is not clear.
• Receptive to feedback from others.
• Teamwork
• Attendance
• Professionalism, and excellent phone demeanor.
• Take on other assignments willingly.
• Accuracy of work.
• Proficient in Microsoft Office Suite and other office applications and office procedures knowledge
• Time Management.
• Seek to increase skills
If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a team-driven Equal Opportunity Employer committed to workforce diversity.
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Título del puesto: Asociado administrativo
Salario: $ 19 / hora
Ubicación: Vista, CA
Código de área: 760
Código Postal: 92081
Fecha de inicio: Inmediatamente
Turno: medio tiempo, L – V 8:00 am hasta las 12:00 pm
Palabras clave: #ResearchAssociate #ResearchAssociateJobs
Beneficios:
• Beneficios médicos / de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista / anteojos / lentes de contacto recetados y opciones de exámenes de la vista disponibles.
• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada para desarrollar y ampliar habilidades, creando oportunidades de avance y desarrollo personal. Reembolso de matrícula disponible para oportunidades de desarrollo relevantes.
• Seguro de vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.
• Las revisiones de desempeño programadas crean oportunidades de ascenso y aumentos salariales.
• Un programa de recomendación compensa a los empleados activos por recomendar a amigos y antiguos colegas cuando la recomendación da como resultado la contratación de la persona. Nuestro equipo ha crecido con referencias y promociones internas.
Descripción del trabajo
Realizar tareas administrativas de naturaleza compleja y confidencial en apoyo de las actividades departamentales o divisionales para relevar al supervisor de las responsabilidades administrativas y administrativas y para mantener la eficiencia de las operaciones de las oficinas departamentales o divisionales.
Responsabilidades:
• Trabaja en asignaciones que son de naturaleza moderadamente compleja y en las que se requiere juicio para resolver problemas y hacer recomendaciones de rutina.
• Se requiere un uso considerable de procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de preparación de presentaciones.
• Normalmente no recibe instrucción sobre el trabajo de rutina, y recibe instrucción general sobre nuevas asignaciones.
• Pantalla y ruta de correo y documentos
• Organizar y mantener archivos divisionales o departamentales de registros, informes y correspondencia requerida para referencia y operación eficiente de división o departamento
• Mantener actualizados los manuales de gestión y procedimientos, las directivas y los registros relacionados.
• Recopilar y resumir datos y ayudar a preparar informes regulares y especiales que requieran análisis y evaluación de datos
• Revisar informes y comparar con documentos fuente
• Mantener, revisar y conciliar registros presupuestarios departamentales o divisionales
• Preparar proyecciones presupuestarias y recomendaciones basadas en instrucciones y procedimiento establecido.
• Procesar una cantidad considerable de información confidencial y sensible en apoyo de las actividades administrativas.
• Preparar cartas y declaraciones
• Prepara memorandos interdepartamentales explicando políticas y procedimientos nuevos o revisados según sea necesario.
• Organiza y programa citas y reuniones para supervisor; entrevistar a las personas que llaman
• Responder preguntas sobre actividades departamentales o divisionales
• Transmitir instrucciones y/o información hacia y desde los miembros del personal
• Servir de enlace con agencias internas y externas
• Hacer referencias adecuadas según sea necesario
• Preparar materiales y hacer arreglos para conferencias y viajes.
• Preparar los documentos necesarios para el uso del supervisor en las reuniones
• Puede asistir a reuniones para tomar actas o proporcionar información según lo solicitado.
• Tomar en el sitio/eventos de la empresa/proyectos como líder del proyecto y lleva al equipo a la finalización del proyecto. (es decir, picnic de la empresa, Angel Tree, Día del Paciente, Folleto del Pavo, etc.)
• Buscar conocer el negocio en cuanto a cómo el trabajo del departamento afecta el resultado final e interactúa con otros departamentos.
Educación y experiencia
• Amplio conocimiento de los principios y prácticas administrativos y contables.
• 2 años de educación postsecundaria en ciencias secretariales o un campo comercial relacionado
• 2 años de experiencia secretarial / administrativa relacionada
Habilidades y conocimientos
• Habilidades de manejo de oficina
• Excelentes habilidades de servicio al cliente.
• Habilidad para construir simpatía con clientes internos y externos.
• Capacidad para priorizar la carga de trabajo.
• Sentido de Urgencia para proyectos sensibles al tiempo.
• Capacidad para buscar orientación cuando la respuesta no es clara.
• Receptivo a la retroalimentación de otros.
• Trabajo en equipo
• Asistencia
• Profesionalismo y excelente trato telefónico.
• Asumir otras asignaciones de buena gana.
• Precisión del trabajo.
• Competente en Microsoft Office Suite y otras aplicaciones de oficina y conocimiento de procedimientos de oficina
• Gestión del tiempo.
• Buscar aumentar las habilidades
Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace Solicitar ahora que se proporciona. Nuestro objetivo primordial es proporcionar soluciones de personal de calidad que ayuden a las personas, las organizaciones y las comunidades a tener éxito. Belcan es un empleador de igualdad de oportunidades impulsado por el equipo y comprometido con la diversidad de la fuerza laboral. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en http://www.belcan.com
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